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Word : Serienbrief aus einer gefilterten Pivot-Tabelle erstellen

27.09.2018 (👁240)

Word : Serienbrief aus Pivottabelle

 

Wie kann man einen Serienbrief in Word erstellen, welche die Daten aus einer Excel-Pivot-Tabelle enthält?

Aufgabe (Kunde):

Ich habe eine Liste an Adressen, welche ich unter Excel vorhanden habe. Zur einfacheren Filterung habe ich die Daten in eine Pivot Tabelle geändert.

Jetzt möchte ich, dass aus den gefilterten Excel Pivot-Adressen in Word dann Serienbriefe erstellt werden.

Lösung:

Man kann in Word einfach Serienbriefe aus Excel erstellen. Allerdings werden beim Anbinden von Datenquellen aus Excel nur Tabellen und benannte Namensbereiche zur Auswahl angeboten.

Man muss also in Excel den Adressbereich als Namensvariable ablegen und diesen dann in Word anbinden.

Anleitung:

Excel und Word

1) Excel Adressen vorbereiten

In Word sind Adress-Daten als Rohdaten vorhanden. In diesem Beispiel sind die Daten manuell eingegeben.

 

Aus diesen Daten wurde eine klassische Pivot-Tabelle erstellt.

Hierzu bitte in Pivot den Modus auf Klassische Ansicht umstellen und alle Teilergebnisse der Zellen ausschalten.

 

Zum Erstellen der gefilterten Adressen muss nun der Bereich markiert werden, welcher als Ausgabe für Word gelten soll.

In Pivot kann man die Daten einfach in der Header Zeile filtern. Wie hier das Feld:Stadt

 

Adressbereich benennen:

Hierzu von rechts unten den Bereich bis zur linken oberen Ecke markieren.

Hier von Zelle 24G bis A4

 

Dann links oben im Namensfeld arrAdressen eintragen.

Dadurch wird genau der Bereich vo A4:G27 zukünftig unter denn Adress-Array arrAdressen zu finden sein.

 

Der Bereich sollte groß genug gewählt werden. Zur Nachbearbeitung kann man den Adressbereich jederzeit

unter Menü ->Formeln->Ribbonbar->Namens-Manager

Geändert werden

2) Word Serienbrief erstellen

In Word erstellt man ein neues Dokument und wählt: Menü->Sendungen->Empfänger auswählen

Und dann Vorhandene Liste verwenden..

Dann wählt man sich bis zur Excel-Datei vor und klickt auf den Öffen-Button

 

Hier findet man nun die Auswahl arrAdressen

 

Anschliessend muss man noch die leeren Einträge künftig entfernen, indem man den Importfilter anpasst.

Auf Menü->Sendungen->Empfängerliste bearbeiten

Und dann auf Nachname den Filter öffnen

Dann die Auswahl auf (Nicht leere) auswählen. Dadurch werden künftig nur noch echte Einträge importiert.

 

Dadurch schrumpft die Ergebnisliste auf die Pivot-Gefilterte Liste zusammen.

 

Jetzt muss man nur noch die Filterfelder in den Word Serienbrief einfügen und anschliessend die Vorschau untersuchen

 

In der Vorschau erscheinen dann nur noch die reduzierte Serienbrief-Auswahl